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Ordnerstruktur und Dateibenennungen ​

Zitation:

Blümm, M., Fritsch, K., Bock, S., Hackenbuchner, J., Arning, U., & Förstner, K. U. (2024). 07_LE_Dateistruktur. FDM@Studium.nrw Blended-Learning-Basiskurs „Forschungsdatenmanagement“ (Version 1.0). https://landesinitiativefdmnrw.github.io/FDMatStudium/thk/texte/07_LE_Dateistruktur.html

Icon_Ordnerstruktur

Icon_Dateibenennung

Lernziele ​

Lernziele

In diesem Themenblock lernen Sie die Relevanz einer Ordnerstruktur, Dokumentation, Speicherung und Benennung von Daten und Dateien im Forschungsprozess kennen und welche Aspekte dabei zu beachten sind.

[Video Metadaten:]

Daten und Dateien bei der Speicherung strukturieren und ordnen ​

Abbildung_Datenchaos

Bei jeglicher Arbeit mit Daten und Dateien ist bei der Speicherung (Ablage) der Daten/Dateien eine gute Struktur und Benennung empfehlenswert.

Icon_Organisieren

Als Erinnerung aus VL1, beschreibt das DWDS Daten als „durch Aufzeichnungen, Beobachtungen, Messungen, statistische Verfahren o. Ä. gewonnene Informationen“ und eine Datei als „unter einem gemeinsamen Namen auf einem Datenträger gespeicherte und zugreifbare Menge von Daten“[^1].

Auch im FDM sollte aus den folgenden Gründen darauf geachtet werden:

  • Es ist eine Grundvoraussetzung der Guten wissenschaftlichen Praxis. Icon_GWP

  • Je größer die Datenmenge ist, umso wichtiger ist ein gutes Datenmanagement.

  • Der aktuellste Forschungsstand ist schnell identifizierbar.

  • Die Nachnutzung der Daten und die Interpretierbarkeit der Daten wird vereinfacht und langfristig sichergestellt." Zitat von https://www.tu-chemnitz.de/ub/dokumente/open_access/fdm/2021_02_26_ZfwN_FDM.pdf

  • Daten bleiben zugänglich und leicht auffindbar, was eine längere Suche vermeidet,

  • Bei Änderungen besteht Klarheit und Struktur zwischen unterschiedlichen Versionen.

  • Daten werden somit auch für Dritte nachvollziehbar.

    • Vereinfacht die Zusammenarbeit.
    • Ermöglicht die Reproduzierbarkeit der Forschungsergebnisse.

  • Das Risiko eines Datenverlusts wird minimiert. Die Daten sind sicher gespeichert und auffindbar.

    • Vorbeugungsmaßnahme von versehentlichem Löschen oder Überschreiben von Daten/Dateien.

Icon_Nachnutzung

(Weiner et al. 2020; VerbundFDB 2018)

[^1] in: DWDS – Digitales Wörterbuch der deutschen Sprache, hrsg. v. d. Berlin-Brandenburgischen Akademie der Wissenschaften, https://www.dwds.de/wb/Daten und https://www.dwds.de/wb/Datei, abgerufen am 23.10.2023.

Gute Ordnerstruktur ​

Icon_Ordnerstruktur

Für eine übersichtliche Ordnerstruktur bei der Speicherung von Daten und Dateien sollten folgende

Aspekte beachtet sein:

  • Die Ordner sind nach Themen geordnet.
  • Die Ordnernamen verweisen auf Ordnerinhalte.
  • Rohdaten* sind in einem separaten Ordner abgelegt.
  • Laufende und abgeschlossene Arbeiten sind getrennt voneinander, d.h. in unterschiedlichen Ordnern, abgelegt.
  • Die Ordnerstruktur ist:
    • in einer Verzeichnisstruktur (auch Baumstruktur oder Verzeichnisbaum genannt), hierarchisch gegliedert und beinhaltet somit übergeordnete (allgemeinere) und eine überschaubare Anzahl an untergeordneten (konkretere) Elemente,
    • auf lokalen und externen Speichermedien identisch,
    • konsequent,
    • und klar ersichtlich und für Dritte nachvollziehbar.

"Für eine gute Übersicht sollten Verzeichnisstrukturen auf Servern identisch zu denen auf den lokalen Rechnern sein." -- Zitat von https://edoc.hu-berlin.de/handle/18452/19967.2

  • unverarbeitete Originaldaten

TIP

Eine Dokumentation der Ordnerstruktur und Dateibenennungen in einer separaten (.txt) Datei auf oberster (Baum-)Ebene aufbewahren. Zur Nachvollziehbarkeit zu einem späteren Zeitpunkt oder von anderen.

Icon_Idee

Dateien benennen ​

https://liascript.github.io/course/?https://github.com/BrittaP/LiaTestmodule_offen/blob/main/Ordnung_und_Stuktur/2022_OrdnungStruktur_de.md

Neben einer sinnvoll gegliederten und konsequenten Ordnerstruktur ist auch eine klare Benennung von Dateien essentiell, denn diese führt zu

  • einer strukturierten Speicherung,
  • Übersichtlichkeit und einer logischen Sortierung,
  • Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit, und ermöglicht die Unterscheidung einzelner Dateien.

Aspekte für eine Dateibenennung ​

Icon_Dateibenennung

Dateien können nach unterschiedlichen Konventionen benannt werden. Damit Dateien strukturiert, übersichtlich, nachvollziehbar und auffindbar sind, sollten Dateibenennungen

  • das jeweilige Erstellungsdatum enthalten* o Datumsformat: JJJJ-MM-TT[1] o Datumsangabe: Am Anfang des Dateinamens; chronologische Sortierung z. B. „2023-05-17_Projekt_Erdnussbutter“
  • Rückschlüsse auf den Inhalt der Dateien ermöglichen o deskriptive Informationen ordnen die Datei ihrem Kontext zu
  • auch von Außenstehenden nachvollziehbar sein o wo Abkürzungen notwendig sind, sollte ein Abkürzungsverzeichnis in einer separaten Datei angelegt werden
  • möglichst einheitlich/konsistent gewählt werden

Konventionen

Exemplarische Konventionen bei Dateibenennungen

  • Großbuchstabe markiert den Anfang eines neuen Wortes: „projektErdnussbutter“
  • Unterstrich markiert den Anfang eines neuen Wortes „Projekt_Erdnussbutter“
  • Unterscheidung zwischen Groß- und Kleinbuchstaben (case-sensitiv) „projekt_erdnussbutter“ vs. „_projekt_Erdnussbutter“
  • so kurz wie möglich, so lang wie nötig sein (Empfehlung:wenn möglich setzen sich Dateibenennungen maximal aus 255 Zeichen zusammen )
  • auf Umlaute (ä, ö, ü) verzichten bzw. diese auflösen (ae, ue, oe)
  • Keine Leerzeichen, Punkte und Sonderzeichen enthalten. (Leer- und Sonderzeichen haben eine besondere Bedeutung innerhalb eines Betriebssystems. Slash / (Linux) und Backslash \ (Windows) werden beispielsweise bei Pfadangaben verwendet ) Lediglich Unterstrich und Bindestrich sind erlaubt.
  • eine Versionierung beinhalten (v01 etc.), die nach jeder Dateiänderung aktualisiert wird** 2023 - 05 - 17_Projekt_Erdnussbutter_v01 statt "2023- 05 - 17_Projekt_Erdnussbutter_neu" 2023 - 05 - 17_Projekt_Erdnussbutter_v10 statt_2023- 05 - 17_Projekt_Erdnussbutter_final 2023 - 05 - 17_Projekt_Erdnussbutter_v01 wird nach einer (umfangreichen) Änderung zu 2023 - 05 - 17_Projekt_Erdnussbutter_v02

Hinweis: Das Erstellungs- und das Änderungsdatum können beim Kopieren auf externe Backupdatenträger überschrieben

werden.

TIP

Icon_Idee

Abkürzungen von Datei-Benennungen in einer separaten Datei festhalten Auch eine generelle Dokumentation der Dateibenennungen aufbewahren (zur Nachvollziehbarkeit zu einem späteren Zeitpunkt oder von anderen)

TIP

Icon_Idee

Bei neuer Dateiversion oder Kopie einer bestehenden Datei wird im selben Schritt die vorherige Version in den Archivordner („Archiv“) im Hauptordner verschoben. Das vermeidet das Duplizieren und Splitten von Dateiversionen mit unterschiedlichen Bearbeitungsständen.

\
{ }
< >
( )
*
%
#
‚‘
„ “
?
!
@
&

Beispiel: Dateibenennung ​

Icon_Beispiel

Datum_[Status]-Dokumententyp-[Autor:in]-Inhalt[_Version]
Felder
  • Datum: JJJJ-MM-TT
  • Status: z.B. ENTWURF
  • Dokumententyp: z.B. Anschreiben, Interviewleitfaden, Konzept, Liste, ...
  • Autor:in: Urheber:in des Dokumentes
  • Inhalt: Thema/Inhalt des Dokuments
  • Version: Bei versionierten Dokumenten wird die Version bei jeder Änderung hochgezählt z.B. _v1,_v2, ...

Zur gleichzeitigen Umbenennung mehrerer Dateien, können unterschiedliche Softwaretools verwendet werden.

(Krähwinkel, 2022)

Leitfragen und Aufgaben ​

Leitfragen ​

Icon_Fragezeichen

  1. Welche Merkmale sind bei einer strukturierten und nachhaltigen Datenablage (Ordnerstruktur und Dateibenennung) im besten Fall zu beachten?
  2. Was ist die Relevanz von einer nachhaltigen Datenablage (Ordnerstruktur und Dateibenennung) im FDM?
  3. Wissensübertragung: Welche Rolle spielt eine nachhaltige Datenablage im Studium? Worauf ist hier zu achten? Welche Probleme können entstehen?

Aufgabe ​

Icon_Aufgabe

Arbeiten Sie die angegebenen Materialien durch und beantworten Sie für sich die Fragen. Dokumentieren und reflektieren Sie Ihre Ergebnisse in Ihrem Lernportfolio.

Weiterführende Materialen und Quellen ​

Literatur ​

Icon_Findability

Forschungsdaten.info. (2023, 24. Juli). Formate erhalten. Zugriff am 18.10.2023, von https://forschungsdaten.info/themen/veroeffentlichen-und-archivieren/formate-erhalten/

Forschungsdaten.info. (2023, 5. Mai). Datenorganisation. Zugriff am 18.10.2023, von https://forschungsdaten.info/themen/organisieren-und-aufbereiten/datenorganisation/

Weiner, B., Wünsche, S., Kühne, S. et al. (2020, April 30). Crashkurs Forschungsdatenmanagement. Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.3778431

Quellen ​

Biernacka, K., Buchholz, P., Danker, S. A. et al. (2021). Train-the-Trainer-Konzept zum Thema Forschungsdatenmanagement (Version 4). Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.5773203

Krähwinkel, E., Langner, P., Lipp, R., et al. (2022). HeFDI Data Learning Materials: Forschungsdatenmanagement – eine Online-Einführung (Version 1.0). Zenodo. https://zenodo.org/records/6373596#.Y9Jfo4fMJPZ

VerbundFDB. (2018, 20. Juli). Daten benennen und organisieren. Zugriff am 18.10.2023, von https://www.forschungsdaten-bildung.de/dateien-benennen

Weiner, Barbara, Wünsche, Stephan, Kühne, Stefan, Voigt, Pia, Frericks, Sebastian, Hoffmann, Clemens, Elze, Romy, & Gey, Ronny. (2020, April 30). Crashkurs Forschungsdatenmanagement. Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.3778431

World Wide Web Consortium (W3C). (2007, 4. Juli). Datumsformate (S. Herkert, Übers.). W3C.org. Abgerufen am 21. Oktober 2023, von https://www.w3.org/International/questions/qa-date-format.de

  1. Das Format MM/TT/JJ ist für US-Amerikaner eindeutig. In Europa wird hauptsächlich das Format TT/MM/JJ verwendet. Japan verwendet JJ/MM/TT. Als Separatoren können Slashs, Striche oder Punkte verwendet werden. In einigen Ländern werden kleine Zahlen mit einer vorstehenden Null ergänzt, andere lassen diese weg. (vgl. World Wide Web Consortium (W3C), 2007) ↩︎